Не всегда предприятие, решившее внедрить систему управления складом, в реальности готово сразу приступить к проекту автоматизации. Для успешного внедрения мало просто обладать достаточным бюджетом, необходимо наличие заинтересованных лиц, требуемых временных и трудовых ресурсов, точной информации и ряда других компонентов, обеспечивающих достижение поставленной цели автоматизации.
На предприятии всегда есть лицо, чья инициатива становится стартом автоматизации. Иногда, это собственник компании или представитель топ-менеджмента, но чаще инициатором выступает функциональный руководитель одного из подразделений — служб логистики, складского хозяйства или информационных технологий, для которых внедрение системы автоматизации означает избавление от многочисленных производственных проблем. Однако, для реализации проекта этого мало, необходимы еще куратор и руководитель проекта. Куратор в целом отвечает за проект перед собственниками компании и имеет право принятия окончательного решения по любому вопросу, связанному с проектом. Обычно, это генеральный директор или представитель топ-менеджмента предприятия. Куратор может не принимать непосредственного участия в оперативной деятельности, а ограничиться контролем ключевых точек, текущая же деятельность по проекту контролируется руководителем проекта, который обычно назначается из числа функциональных менеджеров среднего звена. В случае возникновения противоречий между службами, на которых не распространяется влияние руководителя проекта, к управлению проектом подключается куратор. Например, при запуске системы автоматизации необходимо ослабить нагрузку на склад, снизить темпы поставок и отгрузок на первые несколько дней промышленной эксплуатации. Это требование вступает в противоречие с мотивацией отдела продаж, которая чаще всего зависит именно от объемов отгрузок. Соответственно, в этом случае оптимальное решение, сбалансированное в интересах предприятия в целом, может быть принято только на уровне топ-менеджмента.
Далее, предприятие должно четко представлять, что именно оно ожидает от проекта внедрения. В зависимости от поставленных задач будет определяться и функционал проекта, и сроки, и бюджет, и состав проектной команды. Практически все параметры проекта автоматизации являются производными от состава имеющихся проблем склада. Проект, цель которого — точный учет товарных запасов, и проект, цель которого — ускорение работы складского комплекса в несколько раз, — это два совершенно разных проекта, как по сути, так и по форме. В практике компании AXELOT наиболее часто встречались следующие цели (потребности) автоматизации складского хозяйства: обладать достоверной информацией, устранить потери товара, устранить потери времени, повысить качество обслуживания клиентов, снизить зависимость от персонала. Каждая из этих целей может быть декомпозирована на более мелкие подцели. Например, потери товара включают в себя потери по сроку годности, потери от воровства, потери от «невозможности найти» товар. Соответственно, в зависимости от формулировок и приоритетов имеющихся целей будет в дальнейшем определяться и функциональность внедряемой системы. Поиск товара облегчается всего лишь при внедрении адресного хранения, а для обеспечения высокой степени сохранности товара, уже, возможно, потребуется внедрить технологию штрих-кодирования с применением радиотерминалов сбора данных. В свою очередь, при переезде склада перед руководством предприятия встают уже совсем другие задачи, которые не следует смешивать с целями автоматизации в обычном режиме. То есть, для склада в процессе переезда необходимо, в первую очередь, обеспечить быструю адаптацию бизнес-процессов и системы на новом складе и только на следующем шаге автоматизации переходить к совершенствованию функций учета и управления.
Следующий пласт информации, которой должен располагать Заказчик перед началом работ по автоматизации склада, — это знания о топологии своего склада, складских бизнес-процессах и степени их стабильности. Вполне вероятно, что первой реакцией на такой вопрос будет: «да неужели я не знаю свой склад?» Однако, как показывает практика компании AXELOT, Заказчики далеко не всегда досконально знакомы с функционированием собственного склада, и, тем более, недостаточно хорошо представляют, как это должно быть в ближайшем будущем. При внедрении системы автоматизации необходимо очень четко представлять себе ответы на ряд вопросов, касающихся топологии и организации бизнес-процессов. Например:
- Как должна выглядеть система адресации мест хранения?
- Какими весогабаритными характеристиками располагают места хранения?
- Какие операции с товаром выполняются на складе: приемка, отгрузка, размещение…?
- Где какой товар хранится? Может ли он менять свое местоположение? Докладываться к другому товару?
- Можно ли при отборе разбить паллету, чтобы соблюсти правило отгрузки самого раннего срока годности? А если в зоне отбора есть штуки, но их срок годности более поздний?
- Какова последовательность действий сотрудника, обнаружившего при отборе бракованный товар?
- Есть ли на складе активная зона хранения товара? В какой момент выполняется ее пополнение?
- Придерживается ли склад оптимального остатка в активной зоне?
- Возможны ли изменения имеющейся топологии и складских операций? Насколько значительные и когда?
В идеале, на все эти вопросы дает ответ технологический (часто его также называют логистическим) проект склада — специальный документ, разрабатываемый профессиональными логистами. Именно там описывается оптимальная топология склада, характеристики товара, его расположение внутри склада в различных аналитических разрезах (по номенклатуре, по срокам годности…), логика выполнения каждого складского бизнес-процесса (размещения, отбора, пополнения активной зоны…). В ходе проекта автоматизации эта информация обеспечивает проекцию функциональных возможностей программного обеспечения на предложенные бизнес-процессы. Однако, чаще бывает так, что к началу внедрения Заказчик приходит без указанного описания технологии или, в лучшем случае, с самостоятельно продуманной и недостаточно формализованной бизнес-логикой склада. В этом случае проект автоматизации включает в себя стадию сбора и обработки информации о топологии и бизнес-процессах, формирования правил адресации и товародвижения. Полученная и переработанная совместными усилиями исполнителя и Заказчика информация становится фундаментом для настройки и внедрения программного продукта.
Уверенное понимание своих целей и четкое представление принципов функционирования склада дает возможность предоставить обоснованные требования к функциональности системы. Нет ничего более неприятного в процессе автоматизации, чем обнаружить в ходе внедрения расхождения между желаемыми и действительными возможностями используемого программного обеспечения. Поэтому до начала проекта по внедрению системы управления складом крайне желательно, чтобы Заказчик четко себе представлял, как он видит работу программы. Какие процессы должны быть реализованы обязательно? Какие желательно? Каким образом должны приниматься решения на каждом из этапов — с помощью системных алгоритмов или возможны решения операторов по ситуации? Что хотелось бы сделать в дальнейшем, какие требуются печатные формы, какие необходимы отчеты, какова должна быть степень интеграции с корпоративной системой и т.д.… Не стоит ставить завышенных целей, как перед собой, так и перед компанией-исполнителем. Если сроки или бюджет не позволяют полномасштабно внедрить систему, нужно выбрать из имеющегося функционала тот, который критичен на текущий момент. Улучшения всегда можно будет внести на последующих этапах автоматизации. Для анализа функционала, планируемого к внедрению, Заказчик располагает целым рядом возможностей — информация на сайтах разработчика программного обеспечения, общение на выставках и семинарах, демонстрация продукта во время встречи, приобретение минимального комплекта программного обеспечения, участие в тренингах по продукту на территории предприятия и с учетом специфики конкретного склада. Последние два варианта могут показаться более затратными, но в то же время, как показывает практика, именно они более информативны и надежны с точки зрения проработки и принятия решения.
Очередной шаг в подготовке к проекту — поиск ресурсов. Этот шаг наиболее очевиден для Заказчика и включает в себя несколько составляющих: финансовые ресурсы, временные ресурсы и персонал. Финансовые затраты — это денежное выражение всех остальных затрат: на работу исполнителя, на покупку оборудования, на заработную плату новых сотрудников. Совокупная стоимость проекта внедрения системы управления складом колеблется в широких пределах и зависит от многих факторов, в том числе, от сроков, функциональности, технологии, используемого оборудования, числа автоматизируемых рабочих мест и т.п.. Если же говорить вообще об автоматизации склада, то тут влияние на бюджет проекта будут оказывать также класс системы, уровень исполнителя, ситуация на рынке. Эти данные Заказчик всегда может получить в виде коммерческого предложения от компании-исполнителя и соотнести ее со своими возможностями. При этом важно, что для получения адекватной суммы для последующего анализа, предприятию целесообразно довести до предполагаемого исполнителя всю информацию о своих целях, возможностях и ограничениях, которым посвящена данная публикация.
Не менее важным аспектом проекта автоматизации являются также и сроки. Фраза «нам нужно еще вчера» для потенциальных клиентов компании AXELOT является достаточно характерной. Тем не менее, несмотря на понимание текущей ситуации Заказчика, срок планируемого проекта должен быть реальным. Пока не представляется возможным внедрить систему управления складом с фиксированным функционалом за неделю или реализовать технологию штрихового кодирования с применением терминалов сбора данных за месяц. Например, самый скоростной проект в практике AXELOT был завершен за 18 рабочих дней, при этом «в полный рост» была использована сертифицированная по международному стандарту менеджмента качества ISO 9001:2000 проектная технология, позволяющая значительно экономить время на типовом внедрении. Тиражирование уже разработанной системы на одном из последующих складских объектов другого Заказчика выполнено за 13 рабочих дней. Конечно, полномасштабное внедрение с применением современных технологий идентификации, с адаптацией системы под требования Заказчика выльется совсем в другие сроки. К этому надо быть готовыми и искать оптимальный баланс между скоростью и функциональностью проекта. Отдельно хотелось бы остановиться на проектах внедрения, выполняемых самостоятельно силами самого Заказчика. Безусловно, у них есть свои плюсы, однако как показывает практика, сроки внедрения такого проекта значительно отличаются от сроков проекта, выполняемого силами сторонней организации. Поэтому, стремясь сэкономить на оплате услуг аутсорсинга, предприятию следует тщательно рассчитать, сколько в реальности будет затрачено ресурсов на более длительную автоматизацию в самостоятельном исполнении, и сколько в течение этого времени будет еще потеряно средств на возможных недостатках в работе склада.
Конечно, самостоятельное внедрение могут позволить себе не просто те предприятия, у которых «не горит земля под ногами», но и которые к тому же располагают достаточным штатом высококвалифицированных специалистов в области информационных технологий и логистики, которые смогут взять на себя дополнительную нагрузку и ответственность по автоматизации склада. Значимость людского ресурса в таком непростом процессе, как автоматизация, очень трудно переоценить. Даже при условии выполнения проекта с привлечением внешнего исполнителя, со стороны Заказчика должна быть своя хорошо организованная команда. В ее функции обычно входит: взаимодействие с сотрудниками исполнителя, сбор информации о складе, товаре, процессах, передача ее исполнителю, совместный анализ данных, принятие решений по функциональности системы, изменениям в бизнес-процессах, организационным мероприятиям, привлечение и координация участников проекта от Заказчика и связанных с проектом лиц и подразделений, разработка интеграции со стороны корпоративной информационной системы, работа в системе при запуске и поддержка пользователей… Из этого краткого списка задач, стоящих перед сотрудниками исполнителя, следует состав основных персоналий, требующихся на проекте. Это куратор, руководитель проекта, предметный специалист, разбирающийся в работе склада и способный четко сформулировать задачу (администратор системы), ИТ-специалист, поддерживающий корпоративную систему, систему управления складом и техническое обеспечение (технический администратор системы), и операторы системы. В реальности, какие-то позиции могут быть распределены по нескольким сотрудникам, какие-то совмещены, что не должно отражаться на качестве выполнения указанных функций и принимаемых решений. Отдельно следует отметить сроки подбора и подготовки операторов системы. Не следует подходить легкомысленно к поиску этих сотрудников, т.к. от них в значительной степени зависит качество и скорость внедрения. Можно как перевести на эти должности людей внутри компании, так и найти новый персонал. Если выбран второй вариант, то для его реализации в среднем может потребоваться месяц, поэтому, если весь проект предполагается выполнить за один-два месяца, то стоит задуматься об операторах заранее.
Особую нагрузку на Заказчика при подготовке к проекту внедрения системы автоматизации склада накладывают требования к исходным данным, вносимым в систему. Укрупнено, это весогабаритные и аналитические параметры товара, данные о топологии и товародвижении на складе, информация о штриховых кодах. К первой группе исходных данных можно отнести вес, объем, линейные размеры каждого товара в разрезе его единиц хранения, коэффициенты пересчета коробов (упаковок и пр.) в штуки, группировки товаров по различным характеристикам (цвет, размер, сроки годности и пр.). Наличие и корректность указанных данных сильно влияют не только на качество выполнения системой своих функций, но и, собственно, на их состав. Так, например, если Заказчик не располагает точными данными о весогабаритных характеристиках товара, то он не сможет воспользоваться автоматическим размещением. А как иначе система поймет, сколько товара нужно положить в конкретное место хранения? Возможен вариант укладки товара по количеству — например, 20 коробов в ячейку — однако, такими данными на момент запуска системы обычно мало кто располагает.
Количественная вместимость товара на склад — это параметр из следующей группы, отвечающей за правила товародвижения. Для оптимального использования пространства склада, для ускорения процедур размещения и отбора товара желательно рассматривать склад не как единое пространство, где все товары «равны», а более детально прорабатывать зонирование и маршрутизацию каждой группы товаров на каждой из складских операций. Выше уже говорилось о необходимости четкого представления схемы размещения товара на складе и логики его движения. Указанные понятия, выраженные в конкретных местах хранения (ячейках склада), названиях товаров и/или товарных групп и их взаимосвязи, — это и есть та информация, которая необходима для наиболее эффективного использования возможностей системы автоматизации.
Последняя из упомянутых групп данных — данные о штриховых кодах. Эта информация становится нужна тогда, когда предприятие реализует проект с применением технологии штрих-кодирования. В этом случае необходим анализ состояния штриховых кодов товара предприятия: сколько товаров обладает штрих-кодами, у всех ли товаров в группе есть штрих-код, все ли штрих-коды считываются, нет ли совпадений, для всех ли единиц товара есть штрих-коды, какой объем товара необходимо маркировать, как, где, кому это делать, какую информацию закладывать во внутренний штрих-код… На все эти вопросы нужно найти ответ до того, как приступить к проекту по внедрению системы автоматизации с применением технологии штрихового кодирования.
Последний вопрос по ходу изложения, но не последний по значимости — интеграция с корпоративной информационной системой (КИС). Система управления складом не может «жить» в изолированном пространстве. Она всегда лишь исполняет задания, передаваемые ей корпоративной информационной системой и сообщает о фактическом результате приемки, отбора, отгрузки или инвентаризации товара. Поэтому важно сразу выяснить, каким образом будут взаимодействовать эти две системы, по какой технологии будет организован обмен данными, кто будет выполнять эти работы в процессе внедрения, как обеспечить синхронность и сохранность данных при сбоях и многое другое. Серьезным вопросом в разработке интеграции также является синхронизация принципов учета товара в обеих системах. Например, в КИС товар учитывается в разрезе штук, а в складской системе с целью оптимизации работы с товаром — в упаковках и коробах. Еще сложнее задача по интеграции работы с комплектами. Чаще всего КИС рассматривает комплекты как единое целое, в то время, как система управления складом учитывает комплектующие по отдельности, что отражает реальную картину на складе, когда двери шкафа хранятся в одном стеллаже, а фурнитура совсем в другом. Нужно своевременно вспомнить о наличии таких особенностей и включить их в план работ по проекту.
Итак, еще до начала проекта автоматизации склада Заказчику предстоит проделать достаточно большую работу. В чем-то ему может помочь уже выбранная компания-исполнитель, а что-то придется полностью сделать самостоятельно. Тем не менее, этот достаточно большой труд заложит фундамент успешного внедрения, и, чем лучше будет готово предприятие к автоматизации, тем больший эффект оно от нее получит, тем полнее будет достижение поставленных перед проектом целей.
| № | Пункт плана | Краткое описание |
| 1. | Куратор и руководитель проекта | Определить, кто на самом высоком уровне отвечает в целом за проект, координирует участвующие подразделения, имеет право «последнего слова» — куратор проекта.Определить, кто координирует оперативную работу по проекту — руководитель проекта.Возможно (и желательно) совмещение указанных функций. |
| 2. | Цели проекта | Определить, зачем нужен данный проект, какие наиболее важные проблемы склада и/или предприятия в целом он должен решить |
| 3. | Топология и бизнес-процессы склада | Разработать технологический проект склада (перспективного или текущего) — самостоятельно или с привлечением логистических компанийНе столь важна форма, сколько понимание топологии и бизнес-процессов склада, возможность четко и быстро донести их до исполнителя |
| 4. | Функциональность системы | Определить, какую функциональность должна обеспечить система. Отранжировать задачи на критические и улучшающие |
| 5. | Ресурсы: | |
| 5.1. | Финансы | Определить бюджет проекта. Определить предполагаемое количество рабочих мест, требуемое оборудование.Получить коммерческое предложение |
| 5.2. | Сроки | Определить желательные сроки начала и окончания проекта |
| 5.3. | Персонал | Определить команду проекта, определиться с методом подбора операторов, инициировать поиск новых сотрудников |
| 6. | Исходные данные | Начать сбор, анализ и выверку исходных данных для автоматизации склада |
| 7. | Интеграция с КИС | Определить требования к интеграции исходя из технических возможностей корпоративной информационной системы и особенностей учета товара |
Тимашов Алексей, Генеральный директор компании AXELOT