Переезд склада — это значительное событие для предприятия, требующее большого напряжения всех его ресурсов. Необходимо обеспечить сохранность товара, своевременность его перемещения на новый склад. Требуется информировать всех контрагентов о новом местоположении склада и грамотно организовать приемки и отгрузки товара в переходный период. Эти задачи сходны для всех предприятий, независимо от условий переезда. Однако, вместе с переездом проблемы обычно не заканчиваются — на новом месте появляется целый комплекс новых задач и вопросов:
- Как грамотно расположить на новом складе перевозимый товар, чтобы обеспечить его быстрый поиск?
- Где взять и как быстро обучить новый персонал, если старые сотрудники не остаются на новом месте? Как не завысить количество сотрудников, требуемых для обеспечения нормальной работы?
- Как обеспечить хотя бы ту же оборачиваемость склада на первое время, и как ее повысить в дальнейшем?
- Как не потерять товар среди нового помещения, новых стеллажей, с новыми людьми? Как быстро найти его при подготовке заказа? Как обеспечить в новых условиях отбор товара с нужными характеристиками (срок годности, серийный номер)? Как уберечь товар от хищений на новом месте?
- Как не перевезти вместе со складом на новое место старые проблемы? Как сделать работу нового склада лучше, чем старого?
Все эти вопросы имеют свою цену для предприятия. В числовом выражении проще всего спрогнозировать изменение прибыли предприятия из-за снижения оборачиваемости склада, вызванного более медленным отбором в течение переходного периода:
Изменение прибыли = Оборот предприятия на старом складе * (Коэффициент изменения скорости отбора — 1) * Рентабельность товарооборота,
где Коэффициент изменения скорости отбора = Скорость отбора старого склада/Скорость отбора на новом складе
При этом коэффициент изменения скорости на новом складе можно оценить только экспертным путем.
Также есть ряд сумм, формирующих общий объем убытков, которые могут оценить только специалисты конкретного предприятия:
- потери от ненайденного товара
- потери от уничтожения просроченного товара
- потери от рекламаций и возвратов
- штрафы за опоздания поставок, за ошибки в заказах
- потери на зарплате избыточного персонала
- потери от содержания двух складов одновременно (старого и нового) при задержках в переезде.
Если учесть все указанные потери, то общая сумма получается довольно внушительной.
На самом деле, большинство перечисленных затрат характерно и для любого другого склада, который и переезжать никуда не собирается. Однако, в этом случае, указанные убытки являются «привычными» и обычно начинают беспокоить руководство предприятия либо при превышении пороговых значений, либо в процессе выполнения какой-либо программы совершенствования предприятия. Для склада же, стоящего на пороге переезда, данные потери принимают катастрофическое значение, так как возрастают в разы после смены местоположения складского комплекса. Переезд склада — как переезд в новую квартиру с рано или поздно предстоящим ремонтом. Руководство предприятия зачастую старается увязать сам факт переезда с автоматизацией, чтобы получить значительное улучшение работы склада сразу от двух мероприятий. Особенно это актуально, когда при переезде изменяется в большую сторону ярусность склада. В этом случае стремянки кладовщику уже не хватает, чтобы понять, какой именно товар и где размещен. Как выяснить, что находится, например, на 6 ярусе стеллажа на сборной паллете с неоднородным товаром? В ходе предпроектных обследований консультанты AXELOT сталкивались с ситуациями грубейших нарушений техники безопасности. Например, когда кладовщик на вилах ричтрака поднимается, как акробат, на высоту 12 метров, чтобы изучить ассортимент верхних стеллажей. Лучше не думать, чем могут закончиться подобные «трюки» для складских работников и их руководителей.
Список вопросов и проблем можно расширять и далее, но идея будет одна: новое место, новая топология, новое оборудование, новая технология работы склада, новые люди, возможно, даже новый товар (если объединяются склады). Как в сложившейся ситуации обеспечить порядок? Нужно звено, объединяющее и упорядочивающее все новые составляющие склада. Это может быть опытный управляющий персонал, налаженная технология, при условии возможности ее переноса, или программное обеспечение.
Программное обеспечение снимает значительную часть проблем: «оно» в каждый момент четко «знает» что, какое, сколько и где лежит. Таким образом, весь склад, весь товар становится подконтролен, независимо от конфигурации помещения, сложности стеллажных конструкций, особенностей товара или уровня обучения персонала. В данной публикации мы не ставили перед собой цель описать весь функционал системы управления складом, однако следует отметить наиболее актуальные при переезде возможности подобного программного обеспечения. Это, в первую очередь, организация адресного пространства склада, детальный учет хранимой номенклатуры с широкой аналитикой, автоматический отбор товара с требуемыми характеристиками, частичная инвентаризация. Даже такая небольшая часть возможностей, предоставляемых системой управления складом, снимет большинство проблем переходного периода и откроет путь к дальнейшему совершенствованию складского хозяйства.
Почему же мы упоминаем только некоторую часть из широкого спектра возможностей системы управления складом, говоря о проектах автоматизации переезжающих складов? Дело в том, что кроме задач, перечисленных в самом начале публикации, переезд обычно бывает осложнен целым рядом дополнительных факторов, которые накладывают значительные ограничения на функциональные границы проекта при переезде.
Самым важным из них является срок переезда. Логично, что если переезд планируется заранее, если предприятие строит свой собственный склад или только планирует приобретать или арендовать другое складское помещение, то оно располагает достаточным запасом времени не только на то, чтобы продумать работу склада с логистической точки зрения, но и принять заблаговременные решения по автоматизации, срокам и бюджетам проекта. Если же переезд вызван такими внезапными незапланированными событиями, как, например, повышение стоимости арендной платы, то и переезд становится более экстремальным и проект автоматизации может быть сильно ограничен в функциональных возможностях. Внедряется только самое важное, что можно успеть освоить в скоростном режиме переезда, — например, адресный учет и автоматический отбор заказов.
Следующим значительным фактором можно назвать наличие, а точнее, отсутствие утвержденной и документированной технологии работы на новом складе. Система управления складом по сути своей является лишь программным отражением технологического процесса склада. Крайне сомнительно, что программный продукт сможет компенсировать неверные зонирование склада и расстановку стеллажей или недостаточную организованность бригады кладовщиков. Поэтому, если технология на новом складе отсутствует или не устоялась, то необходимо очень вдумчиво подойти к определению рамок функциональности проекта. На новом складе возможны следующие варианты:
| № | Наличие технологии | Влияние на автоматизацию |
| 1 | Складская технология может быть перенесена со старого склада без изменений | Автоматизации могут подлежать все процессы, которые были отлажены на старом складе и перенесены на новый склад. Функциональность проекта данным фактором не ограничена. |
| 2 | Складская технология может быть перенесена со старого склада частично | Автоматизации могут подлежать все процессы, которые были отлажены на старом складе и перенесены на новый склад. Процессы, которые на старом складе отсутствовали или не могут быть перенесены в новые условия, подлежат оценке на необходимость первоочередной автоматизации. По возможности, внедрение данных операций лучше перенести на время, когда устоится технология их выполнения. |
| 3 | Складская технология разработана «с нуля» для нового склада | Рекомендуется автоматизировать процессы, являющиеся критичными для скорости и безошибочности работы склада. Внедрение прочих процессов лучше перенести на время, когда устоится технология работы склада в целом и данных процессов в частности. |
| 4 | Складская технология полностью отсутствует | Рекомендуется автоматизировать разумный минимум процессов, который обеспечит нормальную работу склада в переходном периоде. Внедрение прочей функциональности системы управления складом лучше перенести на время, когда будет сформирована технология работы нового склада. |
Также следует отметить, что в процессе переезда людские и временные ресурсы, которые можно выделить под проект автоматизации, сильно ограничены. Автоматизация склада наибольшие требования предъявляет к участию в проекте логистического (складского) подразделения и службы ИТ. В то же время именно логисты несут всю тяжесть организации переезда и далеко не всегда готовы уделять достаточно времени на автоматизацию. Без учета их мнения реализация более-менее сложных алгоритмов складских процессов будет потенциально неработоспособна. Поэтому при принятии решений по поводу сроков и функциональности проекта необходимо принимать во внимание количество выделяемых для этого ресурсов.
Из вышесказанного следует логичный вывод, что в процессе переезда настоятельно не рекомендуется заниматься полнофункциональным внедрением — слишком много новых параметров функционирования объекта автоматизации, неизвестных условий работы складского хозяйства. Это вовсе не значит, что предприятию не следует внедрять у себя полномасштабную систему управления складом. Нужно лишь разумно подойти к планированию этапов проекта автоматизации склада, где первым шагом будет сужение круга критических функций. Рассмотрим, что это за функции и как они могут помочь существенно снизить затраты при переезде.
По мнению специалистов AXELOT, львиную долю порядка на складе в состоянии обеспечить уже введение простого адресного хранения. Адресное хранение — это основа любой системы управления складом (или WMS в зарубежной аббревиатуре). Учет товаров по адресам снимает подавляющее число проблем с информацией о количественном и качественном составе товара и его местоположении. Адресное хранение позволяет предотвратить потери — известно, что где лежит, залеживание товара — известно, где лежит нужный срок, цвет, размер и пр. В то же время внедрение адресного хранения создает и очень важную организационную основу для дальнейшего развития проекта автоматизации. Известно из практики, что человеческий фактор способен свести все усилия автоматизации на нет только лишь тем, что товар не туда размещен или не оттуда взят. Должен пройти определенный период времени и наличествовать жесткий контроль, прежде чем складские работники освоят адресное пространство и начнут работать без ошибок. Процесс будет идти тем легче и быстрее, чем меньше перемен предстоит персоналу и чем меньше новой информации ему предстоит освоить.
Следующей функциональной возможностью, обязательной к внедрению даже в условиях переезда, следует назвать автоматический отбор заказов. Наличие автоматически сформированных заданий на поиск и отбор товара сразу предотвращает такие проблемы, как: медленный поиск, ошибки при отборе, необходимость в персонале, знающем товар и его расположение. Следствием правильного отбора является значительное снижение ошибок при отгрузке и, соответственно, рекламаций клиентов.
Безусловными претендентами на автоматизацию являются операции приемки, отгрузки и инвентаризации. Все остальные процедуры должны быть или отложены или реализованы в самом простом виде. Отдельно нужно упомянуть операцию размещения, т.к. заказчик часто желает увидеть этот процесс автоматизированным, не имея для этого всех нужных условий. Опыт внедрений AXELOT показал, что, как правило, на момент переезда не существует продуманной и зафиксированной логики размещения товара на новом складе, а если таковая и существует на бумаге, то временем и практикой она не проверена. Поэтому, если позволяют обстоятельства (ответственность персонала, простые стеллажные конструкции, умеренный темп поставок) размещение товара при переезде лучше организовать «по факту». То есть, товар размещается складским работником в произвольном месте, которое фиксируется оператором в системе автоматизации. Это упростит и ускорит освоение, как нового склада, так и нового программного продукта. Размещение «по факту» часто становится единственным способом реализовать в системе данную операцию еще и потому, что автоматическое размещение требует наличия всех данных о весогабаритных характеристиках (ВГХ) товара. ВГХ существуют в подготовленном виде далеко не у всех предприятий, а собирать их в условиях переезда не всегда есть время и возможности.
Особые условия, формируемые переездом, предъявляют и особые требования к технологии проекта автоматизации склада. Основными их параметрами становятся: быстрота исполнения, простота и надежность реализуемых решений, относительно невысокий бюджет. Стоимость такого проекта должна быть ощутимо меньше суммы потерь предприятия, связанных с функционированием склада в новых обстоятельствах без системы автоматизации. Выполнение данных условий достигается с помощью максимального приближения условий автоматизации конкретного склада к условиям типового проекта. Любой проект характеризуется набором организационных и производственных инструментов. Среди них такие, как: план-график работ, базовое программное обеспечение, функциональные границы проекта, проектная команда, техническое задание на настройку складской системы, рабочие инструкции пользователей, инструменты интеграции складской системы в общую информационную структуру предприятия… Чем более приближен конкретный проект к типовому варианту, чем меньше его инструменты отличаются от проверенных на практике компанией-исполнителем, тем больше вероятность быстрого и успешного внедрения, тем больше экономия на переезде за счет внедрения системы автоматизации. Как следует из практики AXELOT, использование типовых проектных схем — это один из основных параметров эффективных скоростных проектов, реализуемых при автоматизации склада в процессе переезда.
Достижение высокой скорости внедрения возможно также за счет распараллеливания некоторых работ или использования проектной технологии не в полном объеме. Однако, в этом случае увеличивается риск снижения качества результата или увеличения бюджета. В случае частичного использования проектной технологии затраты на проект становятся менее управляемыми, поскольку, как правило, подобные работы выполняются на условиях почасовой оплаты. Тем не менее, эти варианты автоматизации также жизнеспособны и могут применяться в особо жестких временных условиях, например, когда предприятие несет убытки от содержания двух складов одновременно — старого и нового.
Автоматизация склада, совмещенная с переездом, — это непростая задача для предприятия и подход к ее решению должен быть обдуманным и взвешенным. В идеальном случае, этот вопрос должен начать решаться задолго до самого события. Однако, внедрение системы управления складом, использующее типовые проектные механизмы и базовые функции складского программного обеспечения, способно избавить предприятие от ряда убытков или значительно их снизить даже в относительно сжатые сроки. После завершения переходного периода адаптации к новому складу предприятие, при желании, сможет в плановом режиме приступить к освоению полной функциональности установленной системы.
Возьмем для примера предприятие со среднемесячным товарооборотом в 1 млн. долларов и рентабельностью 20%. Пусть скорость отбора при переезде снизится на месяц в среднем в 2 раза (оптимистичный прогноз). «В среднем» берем потому, что сразу после переезда скорость будет еще меньше, а к концу месяца начнет выравниваться, так как люди постепенно будут осваиваться. Тогда потери на снижении оборота составят: 1 млн. долларов* (2–1)*20% = 200 тыс. долларов — 20% месячного оборота компании. Рассмотрим обратную ситуацию, когда скорость отбора, наиболее ресурсоемкой операции на складе, значительно увеличивается в результате проекта автоматизации. В практике компании AXELOT есть примеры увеличения скорости отбора в три раза. Это, в первую очередь, связано с тем, что информационная система адресного учета всегда формирует задание на отбор практически мгновенно, что не под силу даже самому опытному складском работнику. Для примера возьмем более скромное значение показателя — пусть в результате автоматизации крупного склада со сложной технологией в первый месяц скорость отбора увеличится только наполовину, т.к. идет процесс освоения новых технологий. Тогда возросшая прибыль компании составит: 1 млн. долларов* (1/1,5–1)*20% = 66 тыс. долларов.
Любовина Дарья, руководитель проектов компании AXELOT