Многие компании по-прежнему полагаются на электронные таблицы и бумажные носители для планирования деятельности дока, однако эти инструменты требуют много времени и подвержены ошибкам, что приводит к значительным эксплуатационным расходам и неэффективности.
В этой статье мы разберем недостатки ручного планирования и на реальных результатах покажем преимущества планирования работы доков в специализированных решениях. Уверены, вы согласитесь с нами, что данный переход является абсолютной необходимостью в 2025 году.
Что такое «цифровой инструмент планирования работы дока»?
Инструмент планирования доков – это информационная система, предназначенная для управления логистикой погрузки и разгрузки товаров на складах или в логистических и производственных центрах. Она позволяет специалистам по логистике, старшим смены склада и водителям эффективно координировать и оптимизировать использование погрузо-разгрузочного фронта и временных интервалов. Основная цель инструмента планирования доков – оптимизировать операции путем планирования поставок и отгрузок таким образом, чтобы минимизировать время ожидания, уменьшить заторы и обеспечить бесперебойный поток товаров. Взаимодействие с пользователями реализуется различными способами – доступ можно получить через веб-браузер или мобильное приложение, на автоматизированном рабочем месте или непосредственно в корпоративной информационной системе , предварительно обработав набор данных, полученных по интеграции. Интерфейс любого типа позволяет пользователям просматривать доступные доки и бронировать визиты в режиме реального времени.
Приложения для работы с электронными таблицами и календарями отнимают у вас время и деньги
Для своих процессов планирования доков многие компании по-прежнему используют бесплатные электронные таблицы. Этот тип настройки планирования доков на самом деле снижает производительность и в итоге обходится дороже, и вот почему.
1. Отсутствие обновлений в режиме реального времени. Электронные таблицы не предназначены для обновления в режиме реального времени в условиях, когда создают или изменяют данные сразу несколько сотрудников. Представьте, что вы пытаетесь одновременно координировать время и доступ для поставщиков, сотрудников склада и логистов, и каждая из этих групп вносит изменения в ваши электронные таблицы одновременно. Если обновления отстают или противоречат друг другу, вы можете оказаться с дважды забронированными доками или пустыми ожидающими транспортными средствами, что приводит к серьезным задержкам.
После внедрения цифрового инструмента планирования доков все способы создания заявок, включая интеграционнные, проходят проверку на корректность и полноту данных, что позволит использовать автоматические алгоритмы распределения транспорта по свободным временным окнам. Автоматизация освободит сотрудников от ручного занесения и контроля информации, что позволит увеличить объем работы по их бизнес-направлению.
2. В данных появляются ошибки. Ручной ввод данных, который является обычным явлением при использовании электронных таблиц, значительно увеличивает риск человеческих ошибок, таких как: неправильные назначенные временные интервалы или повторные записи. Они могут нарушить весь процесс планирования, что приведет к неэффективности, например, недоиспользованию пространства дока или избыточному бронированию.
Цифровое планирование дока позволяет сохранить историю изменений, обеспечивает проверку последовательности смены статусов, разграничивает доступ к данным для пользователей с соответствующими правами, а также блокирует корректировку документов после проведения.
3. Ограниченная гибкость отмены и переноса. Электронные таблицы предлагают ограниченную гибкость для перевозчиков и внешних поставщиков, которым необходимо отменить или перенести свои визиты. Вашим перевозчикам приходится звонить или отправлять электронное письмо всякий раз, когда в расписании происходят изменения, и их запросы могут быть обработаны неоперативно или обновлены в электронной таблице без коррекции связанных заявок. Такая негибкость может привести к дальнейшим задержкам и неэффективности, поскольку интервалы, которые можно было бы перераспределить, остаются неиспользованными.
Система управления доками даст возможность не только интегрироваться с порталами поставщиков и личными кабинетами, что позволяет своевременно корректировать данные о прибытии транспорта, но и позволит без участия сотрудников склада или другого логистического подразделения каскадно перепланировать график работы конкретного дока.
4. Отсутствие интеграции. Электронные таблицы, как правило, существуют сами по себе и плохо взаимодействуют с другими системами, такими как: системы управления складом (WMS), системы управления транспортировкой (TMS) или системы планирования ресурсов предприятия (ERP). Это затрудняет бесперебойный обмен информацией между различными отделами или с внешними партнерами, что приводит к разрозненности данных и проблемам координации.
Цифровой инструмент планирования дополняет традиционные решения, автоматизирующие управление цепями поставок, и систематизирует учет и управление движением транспорта по территории и его нахождением в зоне погрузо-разгрузочных работ, что позволяет решать задачи по управлению операционным уровнем в соответствии с подходами, применяемыми при построении единой логистической платформы.
5. Ограниченный контроль доступа и безопасность. Управление правами доступа и поддержание безопасности данных может быть сложной задачей при работе с электронными таблицами. Вы можете только разрешить/запретить права редактирования, и это все равно может привести к множеству ошибок. Конфиденциальные данные, такие как: сведения о доставке и информация о поставщиках, – могут быть подвержены несанкционированному доступу.
Цифровой инструментарий планирования доков не просто обеспечивает возможность разделения прав доступа в зависимости от функции сотрудника. Современные решения решают задачу логирования деятельности всех участников процесса – журнализируют авторов изменений, состав изменений, временные параметры транзакций. В зависимости от роли и статуса исполнителей система дает возможность разграничить доступ как к различным рабочим местам и ключевым алгоритмам, так и к различным стадиям обработки заявок и документов, что, в свою очередь, позволяет внедрять элементы современной корпоративной культуры в работе с данными.
Почему вам следует начать использовать инструменты цифрового планирования доков
Уже базовая функциональность цифрового инструментария решает следующие задачи:
- Автоматизированный календарь – система позволяет при внесении плановых данных сразу оценивать доступность доков и предлагает различные варианты удовлетворения потребностей.
- Приоритизация поставок и контрагентов – при работе с потребностями в автоматическом режиме обеспечивается соблюдение правил ранжирования.
- Многоступенчатое согласование посещений – для определенных документов реализуется возможность согласования итоговых планов сотрудниками.
- Кросс-функциональная работа с заявками – в процессе принимают участие сотрудники склада, логисты, перевозчики и поставщики.
- Целостность и актуальность данных – система в онлайн-режиме позволяет получать доступ к актуальным данным и обеспечивает контроль за внесением любых изменений на каждой из стадии работы.
Реализованные алгоритмы планирования работы доков помогают автоматически балансировать нагрузку на мощности логистического центра, что сразу решает проблему перегруженности складов, очередей грузовиков, штрафов и дополнительных сборов за задержку.
Устранение заторов на дворе и складе. Системы цифрового планирования доков оптимизируют поток трафика, планируя и организуя прибытие грузовиков таким образом, чтобы распределить рабочую нагрузку в течение всего дня. Например, вы можете задать условие, при котором более тяжелые грузы могут быть запланированы на более спокойные периоды, на раннее утро или поздний вечер. Это распределяет трафик, предотвращая сценарий, когда несколько грузовиков прибывают одновременно и создают заторы на въезде, около погрузочных доков или в парковочных зонах. Цифровое планирование не только ускоряет операции, но и минимизирует риск несчастных случаев и повышает безопасность на дворе.
Уменьшение или исключение очереди. Инструменты цифрового планирования могут исключить длительные ожидания и обширные очереди за счет распределения прибытий и их согласованности с доступностью доков и рабочими сменами склада, сокращая время ожидания и очереди. С помощью инструмента планирования доков грузовикам предоставляются определенные временные интервалы – такая точность сокращает время, которое грузовики тратят на простаивание в очередях в ожидании свободного дока. Вы также можете отправлять водителю грузовика оповещения за час о статусе его груза или о вероятности задержек. Водитель принимает решение на основании актуальной информации и может использовать близлежащие зоны ожидания или скорректировать свой маршрут, чтобы сократить расход топлива и потери времени.
Минимизация сборов за простой. Эффективное цифровое планирование гарантирует доступность доков по мере прибытия грузовиков, исключая таким образом задержки сверх запланированного времени погрузки или разгрузки. Инструмент планирования доков также может является коммуникационным центром, который организует общение заинтересованных сторон в общем информационном пространстве, не допуская искажения информации и различных трактовок одной и той же ситуации. Кроме того, используемые технологии позволяют корректировать намерения в режиме реального времени, обновляя данные о точной доступности доков или потенциальных задержках.
Сокращение эксплуатационных расходов
Эксплуатационные расходы сложно поддаются прогнозированию тех случаях, когда операционная деятельность управляет ситуативно и без наличия системного подхода. Именно системность, реализованная и обеспечиваемая средствами цифрового инструментария, позволяет минимизировать отклонения в затратах, связанные с длинными очередями грузовиков, сверхурочной работой персонала, пенями за задержки и отклонения в уровне сервиса. В отдельных случаях речь идет о значительных суммах, складывающихся из оплаты потерянных часов водителя, повышенного расхода топлива, различного вида штрафов, ускоренного износа техники и стоимости переработок складских сотрудников.
Одним из самых первых эффектов от внедрения цифрового инструментария для планирования доков является снижение эксплуатационных расходов. Например, руководство распределительного центра, внедряющее автоматизированное планирование, видит сокращение среднего времени ожидания с трех часов до менее одного часа. Это означает меньший расход топлива из-за простоя грузовиков и сокращение доплат персоналу, работающему сверхурочно. Это также ускоренное время выполнения заказа, позволяющее обрабатывать больше товаров с теми же ресурсами, эффективно увеличивая общую производительность операции.
Возможность самообслуживания
Удобный инструмент для планирования доков – это портал с личным кабинетом или мобильное приложение, где перевозчики самостоятельно бронируют временной слот, оптимальный для склада и времени прибытия груза. Здесь они могут напрямую прикреплять необходимые сопроводительные документы на груз и транспортное средство, что ускоряет регистрацию и въезд на территорию. Такой подход к самообслуживанию сводит к минимуму необходимость постоянного взаимодействия с командой по доставке, экономя время и снижая вероятность недопонимания. Например, перевозчик может получить запрос на доставку в последнюю минуту. Вместо координации действий с логистом по телефону перевозчик может войти в личный кабинет, просмотреть доступные временные интервалы и забронировать док, который соответствует его маршруту и времени. Этот прямой контроль не только делает процесс эффективнее, но и повышает способность перевозчика лучше управлять своей нагрузкой и обязательствами.
Цифровые инструменты планирования доков имеют много преимуществ перед привычными электронными таблицами, тем более перед бумажным документооборотом, их повсеместное внедрение, на наш взгляд, лишь вопрос времени и накопления значительной массы критической обратной связи от пользователей.