Инвентаризация склада – это обязательная процедура, которая должна проводится минимум раз в год, перед составлением годовой отчётности предприятия. Она позволяет сопоставить фактическое наличие товаров с данным в системе учёта и, при необходимости, выявить виновников недостачи.
Когда нужно проводить инвентаризацию
Есть ряд ситуаций, когда проводить инвентаризацию склада обязательно (согласно Федеральному закону № 402 «О бухучёте»):
- Смена руководства компании;
- Увольнение более 50% сотрудников компании;
- Установление факта хищения и порчи имущества;
- Повреждение собственности при ЧП (пожар, потоп и т.п.);
- Составление годовой отчётности.
Инвентаризация должна проводиться как минимум один раз в год, при составлении годового отчёта. Но на самом деле, она проводится намного чаще, в зависимости от направленности организации. Например, на продуктовых складах инвентаризация товаров происходит примерно раз в месяц.
Порядок проведения инвентаризации на складе
В процессе инвентаризации необходимо пересчитать товар и оценить его качество и соответствие хранению, внести данные в опись продукции и передать информацию в бухгалтерию для составления сличительной ведомости.
По итогу, издаётся приказ об утверждении инвентаризации, в учётную систему вносятся изменения и принимается решение об взыскании ущерба с ответственных лиц.
Весь процесс инвентаризации можно разделить на четыре этапа:
| Этап | Описание |
| Подготовительный | Приказ об инвентаризации и создание комиссии |
| Проведение инвентаризации | Проверка товаров на складе и внесение данных в опись |
| Сличительный | Сопоставление реальных данных с учётными и разъяснения недостачи |
| Заключительный | Подведение итогов, вынесение решений о взысканиях, если требуется |
Состав инвентаризационной комиссии
Требования к комиссии утверждены Федеральным законом № ст.11. В неё должны входить представители следующих направлений:
- Администрация предприятия (руководитель или его заместитель);
- Бухгалтерия;
- Руководители отделов;
- Материально-ответственное лицо;
- Работник отдела безопасности;
Также участие могу принимать и другие специалисты компании, если это требуется. Окончательный состав комиссии утверждается руководителем на подготовительном этапе и не поддаётся изменению.
В случае, если состав будет неполным, инвентаризация признаётся недействительной.
Подготовительный этап
Решение об инвентаризации принимает руководитель компании и издаёт указ по форме ИНВ-22. Создаётся план инвентаризации и утверждается комиссия.
Вся документация на проверяемую продукцию сдаётся комиссии, а также указывается списание имущества в расход. После чего ответственные за собственность лица расписываются о проведённых действиях.
Рекомендуется навести порядок в помещении. Освободить проходы между стеллажами, обеспечить доступ ко всем товарам и подготовить технику и оборудование.
Проведение инвентаризации
Во время самого процесса запрещаются любые операции с товарами. Исключается перемещение продукции по складу.
Комиссия производит подсчёты согласно плану, проверяет качество товара, его соответствие нормам и срокам хранения. Все данные вносятся в опись, которая после передаётся в бухгалтерию.
Сличительный этап
В бухгалтерии проверяется соответствие данных в описи и в системе учёта. В случаи недостачи составляются акты с указанием причины несоответствия. Также, на товары, не подлежащие дальнейшей реализации (например, по срокам годности) составляется акт списания.
Заключительный этап
После сопоставления фактических и учётных данных, руководитель организации издаёт приказ об утверждении результатов инвентаризации. Вся информация об излишках, недостатке, испорченных товарах и указанием суммы убыли вносится в ведомость учёта (ИНВ-26), которая подписывается всеми участниками комиссии.
На основании этого документа у владельца и бухгалтерии появляются законные основания на взыскание убытков с виновных лиц.
Автоматизация инвентаризации склада
Автоматизация склада предполагает учёт всей продукции склада с помощью специального оборудования. Использование WMS-систем (систем управления складом) позволяет маркировать все товары на складе, вносить их в общую базу с указанием необходимых параметров и отслеживать их перемещение.
Это также упрощает инвентаризацию склада, т.к. исключается человеческий фактор и снижается вероятность ошибки. Вся информация о товарах вносится и фиксируется в базе с помощью переносных считывателей. Это значительно уменьшает время проведения инвентаризации и позволяет в автоматическом режиме соотнести реальные данные с данными в системе учёта.
