Что есть логистика?
Еще не так давно, году так в 98-ом, для постперестроечных студентов кафедры экономики слово «логистика» и профессия логиста преподносились как нечто новое, необычное, пришедшее к нам с продвинутого Запада. Так оно и было, потому что, на самом деле, «новая» логистика — это хорошо забытые «старые» материально-техническое обеспечение, закупки и сбыт, а также складское и транспортное хозяйство. Определений, описывающих логистику, существует немало, но наиболее импонирующим автору является следующее: логистика — это практическая деятельность (а также научное направление), занимающаяся планированием и управлением движением товаров и услуг от места их происхождения до потребителей в заданное или в согласованное время в требуемом количестве нужного качества с минимальными издержками. При этом предприятие, на котором работает логист, может выступать и как «потребитель», и как «место происхождения» товаров и услуг. Тогда в первом случае будет идти речь о логистике закупок, во втором — о сбытовой логистике.
Термин «логистика» может пониматься довольно широко, так как логистический подход в общем случае можно применить к чему угодно: к людям, деньгам, информации. Так, например, можно сказать, что организация документооборота в офисе компании тоже в своем роде логистика. Здесь также нужно обеспечить своевременную (время!) «доставку» грамотно составленного (качество!) комплекта (количество!) документов от одного сотрудника (место происхождения!) к другому (потребитель!), затратив на это минимум усилий (минимальные издержки!). Решать эту задачу можно разными путями: отправлять документы курьером, электронной почтой, факсом, пневмопочтой и т.д. Вот вам и задача для логиста: как будет эффективнее? А в качестве логиста выступит, возможно, офис-менеджер.
Из этой универсальности понимания термина произрастает букет различных «логистик»: логистика финансов, информационная логистика, логистика документооборота и т.д. В интернете, среди учебных тренингов и печатных изданий можно встретить даже маркетинговую логистику. Маркетинговая логистика является терминологическим исключением в ряду всевозможных логистик, т.к. здесь имеется в виду совсем не то, что некий логист управляет движением маркетинга (ужас-то какой!). Словосочетание «маркетинговая логистика» означает всего лишь, что при организации движения ТМЦ (логистика) необходимо учитывать требования рынка, потребности потенциальных покупателей (маркетинг) и наоборот. Например, компания планирует вывести на рынок новый продукт в нестандартной упаковке, которая привлекательна для потребителя. Однако нестандартная упаковка не может быть уложена в кратном количестве на типовой поддон, откуда вытекают дополнительные издержки на нестандартную тару, пустоты в транспорте, перевозящем этот товар, и т.п. Маркетологи обязательно должны совместно с логистами просчитывать сбалансированные решения, которые удовлетворяют потребности рынка, не вызывая при этом скачка издержек на логистику товара.
Резюмируя все вышесказанное, договоримся, что все-таки наиболее употребительным, каноническим вариантом объекта управления логистики является поток именно товарно-материальных ценностей. Иногда к этому добавляют управление информационным и финансовым потоками, сопутствующими движению ТМЦ. Поэтому практически в 99% случаев люди далекие от терминологических тонкостей понимают под этим словом именно работу с движением товаров во всех ее проявлениях: закупки у поставщика, перевозки транспортом, хранение на складе и т.п. Далее будем опираться именно на это понимание логистики.
Отрасли логистики
Логистика — она как матрешка. Управление движением ТМЦ в свою очередь включает большое разнообразие «всяких логистик»: логистику закупок, логистику производства, логистику складирования, транспортную логистику и логистику сбытовую или распределительную. Эти отрасли логистики тесно взаимосвязаны и взаимопроникающи. Например, логистика закупок (заготовительная) должна дать ответ на вопросы что купить, сколько, у кого и где, каковы будут условия поставки, как поставка будет связана с производственным планом и/или планом продаж. Логично, что при этом необходимо принимать во внимание ситуацию с транспортом (есть ли машины и какие?) и складом (а куда мы все это положим?). Как одну из составляющих логистики закупок можно рассматривать логистику запасов, которая управляет объемом запасов и формирует требования к графикам поставок.
Аналогичная ситуация в производственной и сбытовой логистиках. Например, в цехах обычно присутствует свой собственный внутренний транспорт (тот же конвейер, например), свои цеховые кладовые, где хранятся запасы материалов, полуфабрикатов, комплектующих, инструмент. Задача производственной логистики –обеспечить непрерывный производственный цикл в минимальные сроки с минимальными издержками, оперируя при этом также транспортом и производственными складами. Сбытовая же логистика занимается той частью сквозного бизнес процесса компании, в которой предприятие организует движение своей продукции, товаров или услуг к потребителю. Логично, что опять не обойтись без складов и транспорта. Поэтому иногда говорят, что транспорт и склад — это, в сущности, всего лишь части каждого из трех основных видов логистики: закупочной, производственной и сбытовой. Тем не менее, на практике складское и транспортное хозяйство являются самостоятельными подразделениями, пусть и в составе службы логистики, Склад и транспорт обладают своей ярко выраженной индивидуальной спецификой, самостоятельной функциональностью, особыми инструментами управления. Для автоматизации процессов складирования и транспортировки разрабатываются отдельные программные продукты — WMS (warehouse management system/ система управления складом) и TMS (transport management system/система управления транспортом). Поэтому, по мнению автора, эти области логистики не следует все-таки «растворять» в закупках или продажах, скорее, следует кооперировать в единый логистический контур предприятия, в том числе и с точки зрения информационных технологий.
Задачи логистики, функции логиста
Фактически, мы подошли еще к одному логистическому термину, который объединяет в себе все виды логистики на всем пространстве сквозного бизнес-процесса предприятия — SCM (supply chain management/управление цепочками поставок). В идеале движение товарно-материальных ценностей должно рассматриваться как единый организм, от момента размещения заказа у поставщика до доставки к покупателю. Управление цепочками поставок должно осуществляться из единого центра. Таким центром обычно является отдел логистики или должность логиста (если компания маленькая). Так вот и получается, что человек, ответственный за логистику, «должен уметь делать (и знать) все», чтобы обеспечить комплексный подход к товародвижению. Ведь как только отдел закупки организует излишек товара (материалов), ориентируясь на скидку за объем, так склад сразу перестанет своевременно справляться с отправкой заказов из-за переполнения объема. Если позволить транспортному подразделению набивать, как попало, кузова, лишь бы больше влезло, так сразу увеличится волна рекламаций и возвратов от клиентов за поврежденный товар.
Логистика — это мощный инструмент повышения эффективности и конкурентоспособности предприятия. В среднем до 70% себестоимости товаров составляют затраты на логистику (движение и обработку товаров). В этих затратах заключены в том числе потери на хранение излишних запасов, на содержание избыточных складских площадей и персонала, на пробег недозагруженного транспорта, на рекламации потребителей за некачественное обслуживание… Список можно продолжать. И со всем этим приходиться бороться логистам.
Хороший специалист по логистике — это профессионал с очень широким кругом обязанностей и таким же кругозором. В настоящий момент в российских компаниях такой же разнобой с названиями должностей, как и в терминологии самой логистики. Специалистом по логистике может называться и топ-менеджер, выстраивающий всю цепочку поставок, и рядовой сотрудник офиса, отвечающий за выписку товарно-сопроводительной документации. С точки зрения автора, гордого звания «логист» заслуживают только те специалисты, в управлении у которых находится полный цикл логистики предприятия или, как минимум, одно из ее направлений — закупки, склад, производство, транспорт, сбыт. Все сотрудники, отвечающие за более мелкие функциональные области — это уже «просто менеджеры по…».
Логисту в его работе необходимо множество инструментов для организации правильной работы предприятия. Информационные технологии — это один из таких инструментов. В том числе и специализированное программное обеспечение или оборудование. Потребность в автоматизации логистических процессов, как и любых других, возникает тогда, когда их планирование, реализация и контроль вручную/на бумаге становится неэффективным или попросту невозможным. Поскольку подробно рассмотреть нюансы преломления информационных технологий о твердь логистических процессов в этой обзорной публикации не представляется возможным, а очень хочется, с позволения редакции позволим себе зацепиться за склад. Ведь, как выразился один знакомый директор по логистике, именно на складе проявляются «косяки», допущенные, но надежно припрятанные остальными подразделениями. Поэтому склад — это то место, где необходимость и последствия вторжения информационных технологий в логистику становятся видными в полный рост и невооруженным взглядом.
Итак, в самом простейшем случае, предприятие дозревает до автоматизации склада, когда накапливаются следующие проблемы:
- Почти никто на складе точно не знает, что и где лежит
- Те, кто знают, шантажируют начальство своей заработной платой
- Те, кто не знают, тратят кучу времени на то, чтобы найти нужный товар
- Остатки товара, которые известны менеджерам и остатки, которые лежат на складе, — это две большие разницы
- Товары со сроком годности постоянно устаревают, прокисают, плесневеют, потому что их вовремя «не нашли»
- Товар без срока годности регулярно «просто теряется»
- Похожие товары постоянно перепутываются в заказе. Вместо гаек на 15 отгружаются гайки на 17, вместо 41-го размера 45-й, вместо красного бордовое — нужное подчеркнуть и т.д.
В этом списке находятся самые банальные и, в то же время, самые неприятные проблемы, с которыми сталкиваются логисты в складском хозяйстве: потери товара, скорость и качество обслуживания заказа, зависимость от персонала. Аналогичный список можно составить и для других отраслей логистики, просто автору по роду деятельности ближе именно склад.
Пути повышения эффективности логистики
Прежде чем говорить более подробно об информационных технологиях в логистике, необходимо отметить, что многие проблемы могут быть сняты сугубо организационными или технологическими методами. Для того же склада существует понятие логистического (технологического) проекта, в рамках которого специалистами по логистике (в т.ч. возможно внешними) разрабатываются оптимальные схемы хранения и обработки товара. Так, например, упорядочить работу с товаром со сроком годности можно с применением гравитационных стеллажей. Такие стеллажи позволяют обеспечить выполнение принципа FIFO при формировании заказа. Товар закладывается в стеллаж с одной стороны и под силой собственного веса продвигается по наклонной плоскости стеллажа к другой стороне полки, где отбирается в заказ. Конечно, при этом партии, загружаемые в стеллаж, должны идти строго в порядке сроков годности (дат выработки).
Некоторые организационные способы повышения эффективности работы отдельно взятой области логистики напрямую зависят от решений, принимаемых в другой области. Характерным примером является взаимосвязь склада и сбыта. На складах иногда встречается такая проблема, как заказы некратные упаковке товара. Т.е. на складе лежит коробка сотовых телефонов по 10 штук, а клиенты заказывают 8,9,11,12… Приходится в каждом заказе распаковывать коробки и отсчитывать нужное количество вместо того, чтобы взять сразу упаковку и вложить в заказ. Больше тратится времени, больше шансов на ошибку при пересчете, по складу ровным слоем лежат вскрытые коробки и одиночные сотовые телефоны, занимающие драгоценное место. Возможно, менеджеры по продажам просто не затрудняют себя уговорами клиентов сделать кратный заказ — это проблема мотивации. А может быть, в сбытовом подразделении просто нет нужной информации о вложенности коробов, которые хранятся на складе, — это уже проблема с коммуникациями, информацией, программным обеспечением. Данная ситуация хорошо иллюстрирует тесноту взаимосвязи всех функциональных логистических направлений и необходимость комплексного подхода к решению логистических задач.
Решение о том, с какой из областей логистики начинать улучшения (в т.ч. применять автоматизацию), наиболее логично принимать на основании оценки структуры логистических издержек. Так, по данным Herbert W. Davis (США) структура затрат на логистику выглядит следующим образом:
В нашей стране при наших дорогах, холодном климате, значительных расстояниях, «широте русской души» и «загадочном характере» низового персонала доля транспортных и складских расходов может быть еще выше.
IT в логистике: автоматизация склада
Некоторое время назад основным идейным вдохновителем проектов автоматизации логистических процессов обычно выступал генеральный директор при технической поддержке службы ИТ. С ростом российский компаний, освоением ими цивилизованных способов построения и ведения бизнеса, задача по инициации ИТ-проектов в области логистики постепенно переходит к директорам (специалистам) по логистике. Это позволяет более грамотно и полно провести предпроектное обследование, выявить истинные потребности заказчика, согласовать его видение проекта и в дальнейшем его придерживаться. На уровень генерального директора и/или собственника решение выносится уже после того, как оно пройдет стадии экспертизы службой логистики и информационных технологий. Директора по логистике в силу своей специализации и опыта более придирчивы в выборе информационных систем и партнеров, зато они «ближе к народу» и реально представляют себе готовность компании к внедрению, те организационные трудности, которые сопровождают процесс автоматизации, и, главное, тот результат, который нужно достичь. В данном случае речь идет не о финансовом выражении результата, а о тех организационных и технологических изменениях, без которых невозможна автоматизация логистических процессов.
При выборе системы автоматизации возможны два подхода — дорабатывать те информационные продукты, которые уже используются в компании, или покупать и внедрять специализированное программное обеспечение. В случае с закупками и сбытом часто идут по первому пути, а при автоматизации склада (иногда и транспорта) — по второму. Это связано со многими факторами. В первую очередь с тем, что функциональность склада — большой пласт достаточно сложных алгоритмов, разработка которых требует, в том числе, специальных знаний в области складской логистики, которыми не всегда обладают штатные специалисты компании. Складские процессы отличаются высокой вариабельностью. Одна и та же операция (например, отбор) может выполняться несколькими разными способами в зависимости от типа товара, товарной упаковки, его расположения на складе, загруженности персонала и прочих особенностей текущего момента. На одном складе сотрудники работают по бумажным заданиям, а где-то на тысячи квадратных метров ни одного кладовщика и всем процессом управляют роботы. Склад, в отличие от бухгалтерии, не зажат рамками государственного регулирования, поэтому способы реализации складского техпроцесса ограничиваются только знаниями логистов и бюджетом компании. Отсюда и вытекает разнообразие функционала WMS, стремление разработчиков предусмотреть все возможные варианты организации складов, а запуск системы автоматизации склада может занять почти столько же времени, сколько внедрение относительно несложной корпоративной системы. Поэтому общепринятое мнение таково, что специализированные системы более удобны и эффективны и с точки зрения внедрения, и с точки зрения дальнейшей эксплуатации.
Также существуют очень серьезные отличия в принципах учета и в режимах функционирования WMS и той же корпоративной информационной системы (КИС), которые влияют на организацию технической поддержки программного обеспечения. WMS — это система, управляющаясотрудниками, с большим количеством «маленьких» транзакций с минимальным временем реакции (менее 1 секунды). В качестве иллюстрации может выступать работа 50 кладовщиков на операции подбора заказа с применением радиотерминалов сбора данных. В каждый момент времени кладовщик обрабатывает одну строку задания. КИС, наоборот, управляется сотрудниками с меньшим количеством «больших» транзакций, но с более длительным временем их проведения. Например, проведение менеджерами заказов, в каждом из которых по сотне строк. Другой пример принципиального различия — это режим работы склада в «реальном» времени. Если в КИС операции задним числом и корректировка документов нормальное явление, то в WMS любые «off-line» действия не имеют смысла — товар постоянно в движении, как живое существо. Также хранение данных за длительный период (более 1 года) в КИС имеет смысл, в WMS не имеет особого смысла. Список можно продолжать. В связи с этим режим работы систем различен: разные требования к быстродействию, разные периоды резервного копирования, разные подходы к поддержке (офис — с 8 до 18, склад — круглосуточно), разные регламенты обновления.
О типологии систем для автоматизации складской логистики
Теперь попробуем классифицировать сами системы. Существует достаточно распространенное деление систем WMS на коробочные, адаптируемые и заказные. С точки зрения автора и его коллег по трудовому коллективу, такое деление, уже не совсем соответствует действительности. Куда интересней поговорить о классах предприятий-пользователей WMS и том, что именно они рассчитывают от этих самых WMS получить. В чистом виде «коробочных» решений, которые можно купить, силами «во_всем__разбирающегося_супермегасисадмина» установить, вбить пару слов и чисел и чтоб оно само по себе заработало, на рынке, на наш взгляд, нет и никогда не было, что вовсе неудивительно для такой сложной предметной области как складская логистика. При необходимости классифицировать WMS системы мы пользуемся градациями целей и потребностей потенциальных клиентов, которые укрупненно делим на три группы:
| Потребности заказчика | Необходимая функциональность складской системы (укрупненно) |
| Первый уровень потребностей — качество данных об остатках, снижение зависимости от персонала | Точность информации об остатках на любой момент времени в разрезе применяемой аналитики и адресного храненияАвтоматизация принятия решений о местах размещения и отбора |
| Второй уровень потребностей — скорость и качество оперативной работы, возможность применения современных технологических решений в области логистики склада (напр., волновой отбор) | Автоматизация всего техпроцесса товарообработки, мониторинг выполнения заданийВнедрение технологий автоматической идентификацииПрименение мобильных устройств сбора данных |
| Третий уровень потребностей — дальнейшее усовершенствование всех этапов техпроцесса и функций управления, повышение пропускной способности склада | Автоматизация нормирования, планирования работ, управления персоналом, расчета упаковки, YMS (yard manangement system/управление площадкой погрузки/разгрузки (грузовым двором)) и пр.специфических модулей WMSВнедрение роботизированного оборудования |
Как показала практика общения с зарубежными поставщиками WMS, реализующими все мыслимые и немыслимые потребности склада, такой широкий функционал, как они предлагают, часто является избыточным для клиента. И вот что интересно — этот функционал настолько объемен и так долго формировался (история некоторых систем насчитывает уже несколько десятилетий), что не только досконально, но даже на уровне краткого перечисления неизвестен большинству специалистов, внедряющих эти системы. Поэтому можно с высокой степенью вероятности утверждать, что системы, удовлетворяющие самый высокий уровень потребностей, в принципе есть и даже в состоянии при известных условиях реализовать любой каприз, однако для этого потребуется достаточно много времени на внедрение, в процессе которого специалисты настроят WMS-гиганта под конкретные условия конкретного склада. И это нормальная ситуация для систем такого уровня.
На складе работает классический принцип Парето, и при достижении целей нижнего уровня часто склад достигает 80% эффекта, запланированного при реализации целей более высокого уровня.
Перечисленные цели также могут быть текущими или перспективными и это тоже отражается на выборе системы. Плюс при упоминании перспективных целей имеет смысл учитывать, насколько потенциальная система открыта для изменения и кому именно — клиенту, партнеру в стране локации клиента или только заморскому производителю.
Особенности внедрения WMS
Внедрение системы автоматизации склада чувствительно отличается от внедрения любой другой системы, относящейся к разряду «офисных». А именно отличие заключается в большем количестве организационных работ, связанных с подготовкой склада как такового, в подготовке персонала склада, как старого, так и нового, в подготовке информации, которую до сих пор никто никогда нигде не собирал и не обрабатывал, в высокой цене ошибки (работа в реальном времени) и в очевидном результате. Прокомментируем некоторые из вышесказанных тезисов.
При планировании работ по автоматизации обязательно надо выяснять, как повлияет внедрение системы WMS на технологию работы старого склада, и закладывать время на организационную адаптацию складского хозяйства и связанных с ним процессов закупок, продаж, транспорта и пр. Нужно помнить, что на каждую ячейку потребуется наклеить этикетку, что на складе понадобится специальное оборудование, что для маркировки товара придется выделить отдельную зону, в которой возможно потребуется демонтаж стеллажей. Вряд ли это будет делаться мгновенно по мановению волшебной палочки. В случае с новым складом таких рисков еще больше — почти никогда строительство не завершается вовремя.
Другая специфическая особенность — люди, принимающие участие в проекте. Как и в любом другом проекте, здесь в команде должен быть симбиоз ИТ и предметника (логиста). Но в отличие от проектов автоматизации любой другой отрасли (ну разве еще производство столь же оригинально) здесь есть КЛАДОВЩИКИ И ГРУЗЧИКИ со всех заглавных букв. Этот исконно российский человеческий фактор разрушительной силы, с которым не сравнится никакая «Марьиванна» из бухгалтерии. Безусловно, бывают приятные исключения, и со временем их становится все больше, однако если кладовщики станут игнорировать указания системы ( «да она ерунду мне пишет!»), случайно или сознательно путать товар и/или ячейки, не пойдут на сотрудничество, а станут исподтишка саботировать, то на проекте можно будет ставить крест. Ведь с внедрением системы персонал лишается свободы обращения с товаром и своей личной ценности в компании. Решается это очень плотным контролем со стороны руководства склада, разработкой системы мотивации на период запуска и отладки системы, разъяснительными работами с персоналом. Конечно, эти ужасы больше характерны для склада, где носителями задания являются бумажные листы, но и на складе с применением технологии штрихкодирования тоже можно наломать дров, например, ошибиться при наклейке этикеток. На одном из наших проектов, при постановке задачи на доработку стандартных интерфейсов для радиотерминалов (раздумывали над так называемыми «заглушками»), руководитель автоматизируемого склада сказал, что он знает по меньшей мере 15 способов обмануть терминал, поэтому нет смысла доводить до маразма программу — нужно больше уделить внимания подготовке персонала и его мотивации.
Что касается информации, то самым банальным и больным вопросом является наличие на предприятии собранных данных по весогабаритным характеристикам товара и его штрихкодах. Эта проблема актуальна и для транспортной логистики, поэтому в случаях, когда в компании уже есть хотя бы зачаточное управление транспортом и грузоперевозками эти данные обычно присутствуют хотя бы в частичном виде. Так, например, обязательно найдется хотя бы объем коробов, который необходим для выбора необходимого транспортного средства. Без весогабаритных характеристик (ВГХ) можно обойтись на первое время, но если мы хотим использовать все ценные возможности WMS, то собрать такие данные придется. Это можно сделать разными путями. Первый — запросить данные у поставщика — поначалу кажется наиболее простым и быстрым, но это обманчивое, если не сказать наивное, впечатление. Во-первых, у поставщика тоже может не быть ВГХ, ибо у него вполне может быть свой поставщик. Во-вторых, если есть, то не факт, что он их предоставит быстро и в нужном формате. Так, например, один из заказчиков, запросив ВГХ у поставщиков, получал их более месяца при общей длительности проекта в 2 месяца (экспресс-вариант запуска системы по упрощенной технологии). Самое обидное заключалось в том, что после того, как ВГХ были собраны, оказалось, что они правдивы всего на 30%. В итоге началась неспешная процедура измерения всего товара рулеткой по ходу поступления на склад. Существует специализированное оборудование для измерения ВГХ («сubescan»), но пока оно отпугивает покупателей своей достаточно высокой ценой.
В силу своего профессионального интереса можно еще долго и подробно рассказывать о складской логистике, о возможностях систем и оборудования, о процедуре внедрения и всяческих складских приколах. Однако нельзя забывать о том, что WMS система — это все-таки хоть и «жирный», но все же кусок всей цепочки управления поставками, всей логистики предприятия в целом. Место этого куска в общей информационной структуре предприятия может быть разным, в зависимости от специфики самого предприятия. В частности, для компании, активно занимающейся перевозками и располагающей собственным автопарком, состав и взаимодействие информационных модулей может быть, например, таким:
В завершение этого краткого обзора бесконечной темы, посвященной логистическим процессам и их автоматизации, просится еще один случай из жизни наших клиентов, который как нельзя лучше характеризует теснейшую взаимосвязь всех звеньев логистики. В ходе проекта автоматизации склада заказчик строил и собирался самостоятельно реализовать достаточно обширные планы по усовершенствованию как собственно складского хозяйства, так и самой WMS. Спустя несколько недель после окончания проекта звоним клиенту узнать, как у него дела, двигается ли он дальше. И тут слышим интереснейшую вещь: «Да на складе мы пока ничего не меняли. Оказалось, что все, как клубок, перепуталось, а автоматизация склада дала нам ту ниточку, за которую мы будем распутывать весь бизнес-процесс предприятия. Тянем на складе, а приходим к изменениям в работе с поставщиками, с розницей, с бухгалтерией…Так что пока склад дальше не трогаем, меняем в других местах». Вот вам и логистика в действии.
Дарья Любовина, руководитель проектов AXELOT