Для того чтобы в результате внедрения системы управления складом не возникло ощущения, что часть работ по автоматизации проделана зря, что без определенного функционала можно было бы и обойтись, что средства и силы потрачены напрасно и должной отдачи не получено, следует заранее найти оптимальный уровень автоматизации склада заказчика. Для установления этого уровня основное значение имеют два фактора: потребности предприятия и имеющиеся в наличии ресурсы. Самой сложной здесь оказывается задача по адекватному определению перечня актуальных потребностей и реальной оценке ресурсов. Обратимся сначала к потребностям.
Типы потребностей предприятия
Решившись на внедрение системы управления складом, руководство предприятия предполагает, что автоматизация позволит ему избавиться от проблем, следствием которых становится неэффективное функционирование складского хозяйства. В зависимости от того, на каком уровне организованы процессы на складе на момент принятия решения об автоматизации, потребности и проблемы предприятия могут быть различны. Часть предприятий сталкивается с необходимостью удовлетворить базовые потребности в получении информации о товаре и состоянии склада, в сокращении потерь, снижении зависимости от персонала, повышении качества обслуживания клиентов — в таких случаях речь идет о недостаточно высоком уровне организации работ. Без решения перечисленных проблем наладить нормальное функционирование склада практически невозможно.
Предприятия, чьи склады работают по отлаженной технологии, практически не имеют перечисленных выше базовых проблем, и, возможно, уже частично автоматизированы, ставят перед собой задачи несколько иного уровня. В таких случаях, обращаясь за услугами автоматизации, предприятие планирует обеспечить более высокую пропускную способность склада, управлять работой сложного роботизированного оборудования, автоматизировать операции, следующие по приоритету за ключевыми, ранее управлявшиеся вручную (такие как диспетчеризация зоны отгрузки, расчет транспортной упаковки, планирование загрузки персонала) и т.д.
Отдельная группа — это склады, переезжающие на новое место. Здесь предприятие сталкивается все с теми же базовыми проблемами, усложненными, во-первых, необходимостью решить их в кратчайший срок, а во-вторых, новыми обстоятельствами (новое помещение, новый персонал, новые технологии и т.д.).
Таковы основные группы потребностей предприятий, стоящих на пороге автоматизации складского хозяйства. Определенные ограничения на уровень автоматизации накладывают и ресурсы, которыми располагает компания.
Ограничения по ресурсам
Один из основных ограничителей — это сроки, в которые требуется завершить проект по внедрению системы управления складом. В ряде случаев — при переезде склада и когда проблемы настолько остры, что требуют решения безотлагательно — автоматизация должна быть выполнена в предельно сжатые сроки. Соответственно, в таких ситуациях речь не идет о полномасштабных проектах — автоматизироваться должны только самые основные процессы. Внедрение полного функционала системы можно отложить на этап развития системы, выполнив его уже после относительной стабилизации работы склада.
При выборе уровня автоматизации и функциональности проекта следует учитывать, насколько подготовлены с профессиональной точки зрения специалисты предприятия, которые будут принимать участие в проекте и в дальнейшем поддерживать работу системы. Также следует помнить и о необходимости подготовки складского персонала: после внедрения необходимо обучение старых сотрудников, либо набор и обучение новых. В штат складского персонала потребуются операторы системы, «суперюзеры» (специалисты по поддержке), кладовщики, способные научиться работе с мобильными терминалами сбора данных. Чем более высокого класса используется система, тем меньше требуется операторов и тем больше заданий на выполнение работ создается и выполняется «в поле» автоматически или самими кладовщиками, работающими с мобильными устройствами. Отсюда и следуют требования к персоналу, участвующему в процессе автоматизации.
Еще один важный момент — наличие до запуска проекта достаточного объема данных о товаре, исчерпывающей информации о технологии работы склада. От них часто зависит сама возможность реализации той или иной операции. Так, не имея полного представления о весогабаритных характеристиках товара и его единицах хранения, невозможно автоматизировать процесс планирования размещения.
Наконец, нельзя не принимать во внимание такой ресурс, как финансы. Чаще всего бюджет, выделяемый на внедрение системы, фиксирован и может быть увеличен лишь в исключительных случаях. Так что исполнитель, составляя перечень работ, вынужден учитывать, в числе прочего, размер запланированных вложений заказчика в проект.
Итак, перед началом проекта автоматизации склада необходимо заблаговременно определить, какие процессы действительно нуждаются в автоматизации, и соответствуют ли имеющиеся ресурсы масштабам планируемого проекта. Всегда следует помнить, что обоснованный баланс желаний и возможностей снизит риски автоматизации.
Варианты технологий внедрения
В компании AXELOT, которой приходилось сталкиваться с разными сочетаниями потребностей и ресурсов компаний-заказчиков, разработаны два основных варианта технологий автоматизации: сервисная и проектная.
Сервисная технология ведения проекта направлена на решение проблем базового уровня. Выполняется проект в короткие сроки (1–3 месяца), при этом внедряется типовой программный продукт (без существенных доработок), используются проверенные временем и достигнутыми результатами проектные технологии, реализуется технология визуальной идентификации заданий («бумажная»). Соответственно, это наименее затратный тип внедрения с точки зрения первичных вложений.
Проектная технология уже позволяет учесть индивидуальные потребности заказчика: внести изменения в типовое программное обеспечение, внедрить технологию штрихкодирования, реализовать индивидуальную схему интеграции КИС и системы управления складом и т.д. Соответственно, выполняется он более продолжительное время, требует больших средств и соответствующей подготовки персонала. Во многих случаях внедрение системы управления складом обходится без значительных изменений исходной функциональности, что позволяет уложиться в срок 3–6 месяцев.
Однако бывают проекты, когда специфика склада предприятия не позволяет остаться в рамках базового продукта. В этом случае автоматизация склада выполняется также по проектной технологии, но с максимально полным приближением к индивидуальным потребностям заказчика. Ограничителями становятся, как правило, лишь технологическая платформа, организационные возможности склада и бюджет. Длится такой проект не менее 6 месяцев.
Сопоставив потребности предприятий, их ресурсные возможности и типы проектов внедрения, сведем их в таблицу.
| Тип потребностей | Наличие ресурсов | Технология автоматизации |
| Базовые потребности | Минимум финансовых и временных ресурсовНаличие достаточного количества финансовых, временных, человеческих ресурсовНаличие достаточного количества ресурсов плюс объективная необходимость в применении технологии штрихкодирования и использовании терминалов | Сервисная технология + выдача заданий на бумагеПроектная технология + выдача заданий на бумагеПроектная технология + применение мобильных терминалов сбора данных |
| Своевременный переезд и быстрая адаптация | Минимум финансовых и временных ресурсовНаличие достаточного количества финансовых, временных, человеческих ресурсов; обязательна информация о технологии работы на новом складе | Сервисная технология + выдача заданий на бумагеПроектная технология с сокращенным функционалом + выдача заданий на бумаге |
| Потребность в развитии налаженного складского хозяйства | Предполагается, что жесткие ограничения по времени и трудовым ресурсам отсутствуют. Обычно здесь есть ограничения по бюджету. | Проектная технология + выдача заданий на бумагеПроектная технология + применение мобильных терминалов сбора данных |
Приведенные решения предлагается рассматривать в качестве общих правил — в каждой конкретной ситуации возможны индивидуальные варианты. Основное, о чем не следует забывать, — это о необходимости реальной оценки потребностей и ресурсов конкретного предприятия. В противном случае многократно возрастает вероятность реализации избыточных функций, неоправданного усложнения программного продукта, срыва сроков и т.д. Движение в сторону максимальной функциональности системы управления складом должно быть обоснованным и постепенным, отвечающим действительным нуждам предприятия.
Дарья Любовина, руководитель проектов AXELOT