Выполнение проектов автоматизации склада, как и иных сложных, продолжительных и ресурсозатратных проектов, несет в себе определенные риски. Поэтому, прежде чем начинать работу, следует четко представлять, какие именно риски вероятны и что следует делать для их минимизации.
Среди проблем, возникающих при внедрении системы автоматизации и становящихся источниками рисков, выделяются три основные группы: проблемы целеполагания, проблемы этапов внедрения и проблемы управления проектом. Усилия, направленные на то, чтобы избежать указанных проблем, как раз и способствуют минимизации рисков.
Решение проблем целеполагания: четкая цель, анализ предложений
При принятии решения о проведении автоматизации склада в первую очередь необходимо обозначить основную цель проекта и сформулировать задачи, выполнение которых позволит достичь указанной цели. В зависимости от того, какая цель преследуется при внедрении, будут формулироваться предложения по проекту; порядок их воплощения выстраивается в зависимости от приоритета. Среди наиболее часто встречающихся целей можно выделить оптимизацию использования складских площадей, повышение точности учета, снижение зависимости от персонала, уменьшение количества ошибочных складских операций. Так, например, если цель проекта автоматизации — устранение потерь товара по сроку годности, наиболее приоритетными при внедрении системы следует считать тот функционал, использование которого обеспечит гарантированный отбор по дате выпуска. Иногда бывает эффективнее увеличить объем затрачиваемых ресурсов, чем отказаться от функциональных решений, способствующих достижению цели проекта. В противном случае как раз и произойдет возникновение проблем целеполагания, вызванных отклонением от цели проекта. Проект, реализованный в рамках запланированных временных, финансовых и человеческих ресурсов, в результате которого поставленная цель так и не была достигнута, можно считать неудачным, так как автоматизация склада не принесла предприятию ощутимой пользы.
Для минимизации рисков, вызываемых проблемами целеполагания, следует, во-первых, максимально точно формулировать цель и задачи проекта автоматизации склада, и, во-вторых, в ходе работ анализировать все предложения по проекту и проверять их на предмет соответствия заявленной цели. Весь контроль над выполнением указанных требований ложится здесь на руководителей и кураторов проекта.
Проблемы процесса внедрения
В общем виде любой проект автоматизации склада может быть подразделен на такие этапы как предварительное обследование, логистическое проектирование, дизайн и разработка системы, непосредственно внедрение и начальное сопровождение системы. На каждом этапе проекта могут возникнуть специфические, характерные только для него, проблемы.
Этап логистического проектирования — это информационная основа всего проекта. Именно здесь закладываются принципы работы склада, собирается и формализуется информация о складе и товаре, рассчитываются количественные показатели товародвижения. Если на этом этапе допустить ошибку в организации работы склада, то исправлять ее программными средствами будет крайне затруднительно, да и просто неразумно. Так, например, если отсутствуют или некорректно выполнены расчеты зон склада для хранения и отбора товара, то такая информация, заложенная в систему управления складом, может привести к неоптимальному использованию складского пространства или неэффективным процессам. Программное обеспечение не должно подменять корректную организацию бизнес-процессов — обычно это приводит к нерезультативному увеличению затрат проекта.
На этапе дизайна бывает достаточно сложно подвести черту, окончательно сформулировав техническое задание, которое бы устроило и Заказчика, и Исполнителя — согласование всей документации может занять время, значительно превосходящее запланированное ранее, что, в свою очередь, с высокой долей вероятности скажется на сроках выполнения проекта в целом. Все увеличивающийся размер технического задания повлечет за собой и расширение бюджетных рамок проекта, что далеко не всегда желаемо и осуществимо. Решение подобных проблем видится в предварительной договоренности между Заказчиком и Исполнителем о предельно допустимых сроках согласования и числе итераций документации.
На этом же этапе принимаются решения о том, какой вариант изменений системы будет оптимальным для конкретного предприятия. Здесь следует найти «золотую середину» между действительно необходимым функционалом и объемом затрачиваемых на его реализацию ресурсов. Также должно быть найдено компромиссное решение, удовлетворяющее пожеланиям заинтересованных в результатах проекта подразделений. В частности, при столкновении интересов IT-специалистов и логистов склада, чаще всего правильнее прислушаться к мнению предметных специалистов, поскольку в итоге именно они окажутся конечными пользователями системы.
Распространенная проблема на этапе внедрения — трудности при адаптации старого персонала к работе на автоматизированном складе. В ряде случаев после запуска системы сотрудники сами уходят со склада. Это может быть вызвано трудностями обучения, дороговизной оборудования, за которое теперь отвечает персонал, повышением степени контроля, исключающей привычные злоупотребления. В остальных же ситуациях работодателям приходится решать сложный вопрос, оставлять ли старый персонал и переучивать его, либо же набрать людей, готовых работать в новых условиях. Иногда переучиваться получается сложнее и дольше, чем осваиваться на новом месте работы. Решение проблемы с персоналом все же лежит в экономической плоскости — предприятию необходимо подсчитать, какой вариант окажется для него финансово более выгодным.
Использование проектной технологии для минимизации рисков управления
Причинами возникновения проблемы управления проектом становятся несогласованность действий руководителей команд Заказчика и Исполнителя. Как следствие, контроль над проектом, в том числе над ресурсами и качеством результата, ослабевает и оказывается недостаточным. В компании AXELOT разработана и используется собственная технология управления проектами, позволяющая реалистично планировать ресурсы, контролировать их эффективное использование и добиваться высокого качества результатов.
Контроль над финансовыми ресурсами предполагает сдерживание необоснованного роста затрат на реализацию проекта. Чаще всего финансовые рамки расширяются из-за желания Заказчика сделать как можно больше, автоматизировать максимум функций, что совсем не всегда представляется оправданным. Конечно, в ряде случаев возникновение новых задач оказывается неизбежным, и в таких ситуациях можно говорить о контролируемом увеличении бюджета. Задачи, не являющиеся критичными, следует зафиксировать, а их решение отложить на последующие этапы развития системы.
Контроль над человеческим ресурсом, являющимся одним из основных факторов успеха, направлен на максимально эффективное использование специалистов проектной команды. В сфере IT, основывающейся на знаниях и практическом опыте людей, проблемы, связанные с недостатком профессионализма и ответственности персонала, оказываются одним из главных источников риска. В условиях проекта автоматизации для достижения поставленной цели не только Исполнитель должен предоставить команду грамотных специалистов, но и сторона Заказчика в необходимом порядке должна быть представлена квалифицированным персоналом. В противном случае по завершении внедрения может оказаться, что Заказчик получил не тот функционал, который ожидал, поскольку не нашлось профессионалов, способных на равных с Исполнителем участвовать в автоматизации и решать все текущие вопросы. В ситуации, когда в штате Заказчика отсутствует компетентный персонал, следует заблаговременно заняться поиском и наймом необходимых сотрудников, либо же привлечь для работы над проектом стороннюю IT компанию. Среди ролей, которые должны быть представлены специалистами Заказчика, можно выделить следующие:
- Куратор проекта
- Руководитель проекта со стороны Заказчика
- Руководитель склада/складского комплекса
- Логист
- Администратор WMS
- Ключевые сотрудники, обладающие знаниями о складских процессах
- Ключевые сотрудники, обладающие знаниями о ERP
- ИТ-специалист/программист
- Системный администратор
- Операторы системы
- Сотрудники склада (кладовщики, отборщики, контролеры и пр.)
В ходе проекта на регулярной основе следует контролировать качество получаемого продукта — совпадает ли полученный результат с заявленными целями? В проектной технологии AXELOT существует механизм контрольных точек, основное назначение которого состоит в том, чтобы проанализировать состояние проекта, его выполненные, текущие и потенциальные задачи, сопоставить желаемое с действительным и выработать решения по возникающим отклонениям. К данным контрольным точкам относятся встречи руководителей проекта и совещания управляющего комитета проекта.
Наконец, наиболее распространенная проблема проектов автоматизации склада — нарушение временных рамок. Ее источник — все прочие сложности и проблемы, возникающие в процессе работы над проектом. Минимизировать проблему сроков может помочь использование календарного план-графика проекта. План-график — инструмент управления проектом, в котором определяется весь ход и последовательность работ. В нем же выстраивается взаимосвязь между работами, распределяется ответственность между исполнителями, определяются контрольные точки проекта и фиксируются и регулируются затраты.
План-график должен включать резервы времени на взаимодействие команд заказчика и исполнителя (в том числе согласование документов), на совещания проектной команды и на непредвиденные обстоятельства.
В данной публикации описана только часть проектных рисков — те, которые наиболее критичны и часто встречаются на практике. Общий список потенциальных проблем, конечно же, значительно больше. Тем не менее, разумный профессиональный подход к планированию и управлению проектом, грамотный персонал и отлаженная технология ведения проектов позволяют свести риски к минимуму или преодолевать их с наименьшими потерями.
Дарья Любовина, руководитель проектов