Наличие на хранении товаров с ограниченными сроками годности часто становится одной из основных причин, побуждающих руководство предприятия к внедрению автоматизированной системы управления складом. На складе, работающем без использования WMS, от 5 до 30% отгружаемого товара может оказаться несоответствующим требованиям клиентов по сроку годности и подлежать возврату. При постоянном повторении таких ошибок клиент может разорвать отношения с предприятием и начать работать с другими поставщиками, которые способны обеспечивать должное качество товара. Особенно требовательны к поставляемому товару сетевые клиенты, потеря которых может быть критична для компании-поставщика.
Автоматизированная система управления складом позволяет производить планирование отбора заказов с учетом требований клиентов по сроку годности, а также формировать аналитические отчеты по срокам годности товара в разрезе мест хранения на каждой стадии грузообработки.
Ввод информации о сроках годности в систему управления складом
Данные о сроках годности товара могут быть занесены в систему вручную или автоматически. Во многом способ ввода данных зависит от того, как информация о сроке годности нанесена на упаковку. При наличии на упаковке штрихкода или радиометки, нанесенных производителем, содержащих требуемые данные о сроке годности, информация может быть считана с помощью сканера штрихкодов или терминала сбора данных. Однако чаще всего сроки годности просто ставятся штампом или вписываются от руки на этикетку паллеты или короба. Тогда в зависимости от способа приемки (терминал сбора данных или бумажный лист) нужные даты либо вносятся в соответствующие поля интерфейса терминала, либо переписываются от руки и передаются операторам для ввода.
Данные о сроках годности, введенные в систему, будут сопровождать товар на протяжении всего его жизненного цикла на складе. Срок годности отображается и в интерфейсах терминалов, и в печатных листах заданий в аналитических отчетах. Если есть необходимость дополнительно контролировать срок годности с помощью сканирования соответствующего штрихкода, то на этапе приемки можно сформировать внутренние штрихкоды, включающие эту информацию, и промаркировать товар. При этом нужно понимать, что внутренняя маркировка — это дополнительные затраты, которых можно избежать, грамотно спланировав размещение товара на складе.
Размещение товаров со сроками годности
Сроки годности влияют не только на отбор, но и на размещение товара в пространстве склада. В идеале, чтобы предотвратить отбор некорректного срока годности, товары разных производственных партий (разных сроков годности) не должны храниться в одной ячейке или на одной смешанной паллете. Но нехватка площадей не всегда позволяет выделять отдельные ячейки для каждой партии. В этом случае система автоматизации может контролировать заполнение ячеек, позволяя смешиваться между собой разным товарным позициям и не позволяя смешиваться партиям (срокам годности). При таком способе размещения товара нет острой необходимости дополнительно верифицировать отбираемый срок годности по специальному штрихкоду, если кладовщик правильно подошел к ячейке, указанной в задании на отбор. А это может быть проконтролировано с помощью сканирования штрихкода ячейки.
Варианты выбора срока годности при подготовке заказа к отгрузке
Наиболее часто отбор в заказ товаров со сроками годности производится по принципу FEFO (First expired — First out) — первым в очереди на отбор находится тот товар, срок годности которого истекает раньше, чем у других. Однако в системе управления складом для каждого контрагента может быть задан критический для отгрузки срок годности (например, не менее двух недель до истечения срока годности). Система будет автоматически подбирать товар с учетом этих ограничений по сроку годности. Может производиться и отбор товара по срокам годности, заданным менеджерами при оформлении заказа, если такая необходимость возникнет в отделе продаж. Так, подобные ограничения использовались на складе компании, где система управления внедрялась специалистами AXELOT. География поставок этой компании была чрезвычайно широка, и менеджеры по продажам сами принимали решение о том, товар с какой датой окончания срока годности должен быть отобран в тот или иной город, в зависимости от расстояния до него и, соответственно, от времени, затрачиваемого на транспортировку.
Условия на остаточный срок годности отгружаемого товара могут быть связаны не только с требованиями контрагента в целом, но и с товарными группами. Так, если на складе хранится довольно однородный товар (например, «Молочные продукты»), то бывает достаточно контроля отгружаемого срока годности в разрезе контрагентов. Если же на складе есть одновременно товары группы «Чай, кофе» и «Свежие пирожные», то очевидно, что контрагенты будет предъявлять свои требования к остаточному сроку годности каждой товарной группы в отдельности.
Отбор товаров со сроками годности
Отбор товара со сроками годности на складе, где товар и хранится, и отгружается паллетами, происходит по довольно простой схеме: в заказ отбираются товары из любого места склада, главное, чтобы срок годности соответствовал требованиям клиента. Если товар уходит со склада в основном паллетами и изредка коробами, то, возможно, будет эффективнее отгружать его паллетами, сохраняя высокую скорость обработки заказа и контролируя сроки годности в зоне коробочного хранения с помощью отчетов.
Несколько сложнее организовать продуманное движение товара на складе, если в заказах на отбор оказываются и штуки, и паллеты, и короба. В таких ситуациях возможно следующее решение задачи по оптимизации грузообработки: паллеты размещаются на верхних ярусах стеллажей, короба (вскрытые паллеты) — на средних, а на нижних хранится штучный товар (вскрытые короба). Штучный отбор производится из нижних ярусов, которые при необходимости пополняются из зоны коробочного хранения, а та, в свою очередь, из зоны хранения паллет, т.е. товар «движется» сверху вниз. Тем самым поддерживается контроль над сроками годности: наверху всегда находится товар, сроки годности которого истекают позже сроков годности товара, спущенного вниз.
Как же следует поступать, если в заявках на отбор, помимо штук, оказываются целые короба или даже паллеты? В ситуации, когда логика работы системы настроена именно так, как описано выше, нужное количество товара будет автоматически отбираться с нижних стеллажей. Другими словами, это означает, что в данном случае в приоритете находится срок годности, а не удобство проведения операции отбора. Когда относительно конкретного товара или товарной группы предприятием принимается решение о приоритете оптимизированного отбора перед последовательным уходом товара со склада в соответствии со сроками годности, в системе могут быть произведены соответствующие настройки во избежание излишней операции пополнения. Такой подход может быть оправдан, в частности, для товара с продолжительным сроком годности, в то время как в случае со скоропортящимся товаром предпочтительней придерживаться принципа FEFO.
Необходимость соблюдения принципа FEFO для товаров с ограниченными сроками годности оказывает влияние на формирование правил грузообработки товара, соблюдение которых позволяет справиться с такой проблемой, как потеря товара из-за неучтенных сроков годности. Автоматизированная система управления складом берет на себя функцию тщательного контроля и отслеживания сроков годности, справиться с которой без ее помощи сотрудникам склада удается далеко не всегда.
Дарья Любовина, руководитель проектов AXELOT