Внедренная на складе Гродненского РУП «Фармация» система AXELOT WMS X5 позволила повысить точность хранения, уйти от бумажной технологии, поспособствовала быстрой адаптации новых складских сотрудников на рабочих местах, а также обеспечила централизованное административное управление, прозрачность операций и учет производительности сотрудников.
Гродненское РУП «Фармация» — белорусская государственная сеть аптек, основанная более 75-ти лет назад. В настоящий момент в состав сети входят аптечный склад, контрольно-аналитическая лаборатория, 16 структурных подразделений (центральных районных аптек), расположенных в каждом районном центре области, 15 аптек 1-2 категории, расположенных в городе Гродно и Гродненском районе и имеющих подведомственную аптечную сеть.
В связи с запуском в работу нового неавтоматизированного складского комплекса у предприятия возникла необходимость во внедрении WMS. Помимо организации адресного хранения, в задачи проекта по автоматизации входило повышение эффективности обработки грузопотока, обеспечение прозрачности складских операций и уход от бумажного документооборота. Для внедрения была выбрана система AXELOT WMS X5, которую внедрили специалисты AXELOT SOFT.
Общая площадь склада составляет 2500 кв. м., высота хранения до 6 м, ассортимент — порядка 3500 активных номенклатурных позиций.
До внедрения WMS вся работа склада была основана на использовании бумажной технологии. Приемка проходила по бумажной заявке, на которой сотрудник ставил отметки и искал каждый принимаемый товар, пробегая глазами сотни строк, сравнивая и проставляя наименование, количество и партии.
Размещение в палетные стеллажи было произвольным и условно разделено по проездам на зоны размещения тех или иных препаратов. То есть сотрудник мог поставить товар туда, куда он считал нужным. В зону полочного хранения, например, при размещении или пополнении штучного товара, сотрудник клал препарат на любое свободное место, и только он впоследствии знал, где находится товар. Кроме того, из-за отсутствия упорядоченной системы хранения, новые сотрудники долго запоминали в каком проезде какой препарат может предположительно находиться.
Для фиксации места размещения товара в палетах велась запись в специальный журнал. Этот же журнал использовался и при планировании отбора и перемещения палет, а команды сотрудникам склада выдавались в устной форме или запиской. Так же на словах приходилось давать и другие указания для выполнения тех или иных действий (пополнение, размещение, отбор, перемещение и т.д.). Из-за этого администрации склада было сложно контролировать занятость сотрудников.
Упаковка заказов тоже проходила по бумаге. В рамках этого процесса ответственные по бумажным спискам просматривали тысячи строк за день, идентифицируя препараты, делая отметки и сравнивая количество и партии. Все это, конечно же, приводило к неточностям, усталости сотрудников и повышало вероятность ошибок даже на контроле сборки. В финале на каждой упакованной коробке маркером писался номер контрагента, которому она предназначена, а сотрудник должен был запомнить номера при расстановке в зоне отгрузки, чтобы не забыть, где какой заказ находится.
В ходе внедрения WMS специалистам AXELOT SOFT пришлось решить интересную задачу. На упаковке товара есть только серия, номера партии нет, так как партии товаров учитываются только системно, и одной и той же серии может принадлежать несколько партий. Каким образом в такой ситуации с помощью инвентаризации провести первоначальный ввод складских остатков и распределить необходимое количество товара каждой партии в рамках одной серии? Решением стало создание на стороне заказчика документа поступления со всеми позициями на остатках, а со стороны WMS для постановки товара на хранение использовались два типа приемки – приемка (пересчет) с последующим размещением принятого поддона на хранение во фронтальные стеллажи и приемка с раскладыванием для полочных стеллажей, — позволяющие принимать товар на полках и стеллажах. Использование инструментов приемки позволяло на ТСД отображать полную информацию по товару из документа поступления с учетом серии, номера партии и количества товара, которое числилось на остатках КИС. Когда сотрудник проводил одну из приемок и пересчитывал состав поддона или полки, то ему необходимо было сравнить серию на товаре, пересчитать количество и обратить внимание, какое количество товара необходимо подтвердить с учетом указанного на ТСД номера партии, подтвердить количество и, при необходимости, продолжить пересчет данного товара по другому номеру партии. Таким образом на остатки нового склада заводился товар с учетом системных партий КИС.
Для организации обмена данными между внедренной AXELOT WMS X5 и корпоративной системой учета и управления аптечным складом использовался сервис очередей сообщений DATAREON MQ. Интеграция позволила реализовать сквозной учет партий корпоративной системы, а также обеспечить ежедневное сравнение остатков корпоративной системы и WMS с детализацией до уровня данных партий.
Номер партии присваивается в КИС по каждому поступлению товара и является обязательным для отслеживания системным параметром. Контрольные действия, такие как блокировка, карантин, отбор, резервирование должны осуществляться именно на уровне партии, что должно зеркально отражаться в системе управления складом. Сквозной учет партии был сделан, в том числе, и с заделом на будущее, например, введение КИЗов.
Организация работы склада после автоматизации осуществлена на основе использования штрихкодирования как самих препаратов, так и мест их хранения на складе (ячейка, полка, поддон, короб и т.д.). Для считывания штрихкодов применяются терминалы сбора данных, которые позволяют мгновенно отобразить информацию по наименованию препарата, а также показать по нему остатки во всех зонах склада.
Штрихкоды используются и во время приемки. Сотрудник сканирует штрихкод на препарате, и на экране терминала сбора данных отражается плановая информация по наименованию, серии и количеству к приемке. Сотруднику остается лишь сравнить данные на ТСД с фактом и подтвердить их, а при необходимости скорректировать также на ТСД. Вся информация после ввода данных на ТСД и завершении приемки автоматически заполняется в WMS и передается в корпоративную систему.
При размещении товара система сама определяет наиболее оптимальную ячейку, анализируя объем, совместимость товаров и ограничения по количеству товаров в одной ячейке. WMS планирует размещение так, чтобы вся площадь склада использовалась рационально, не допуская при этом потенциальных перепробегов техники и нарушения условий хранения.
Сохранена возможность принятия решения человеком – сотрудник с правами при выполнении размещения товаров на разные типы мест хранения (например, палета или короб) имеет возможность управлять размещением в разные типы стеллажей (например, палету разместить на палетные стеллажи, а из короба товар отправить на полочные стеллажи и мезонин).
Больше нет необходимости вести журналы с записями, WMS автоматически планирует и регистрирует адреса хранения во время сканирования штрихкода товара. Ручное планирование также осталось в прошлом, система сама планирует все операции и создает задачи сотрудникам, показывая местонахождение товара и, например, место последующего размещения.
После упаковки каждый короб получает свою этикетку с номерами контрагента и заказа, которая распечатывается автоматически. Сотрудник сканирует эту этикетку, и WMS показывает в какую ячейку зоны отгрузки поместить заказ.
Руководитель склада теперь может видеть выработку каждого отдельного сотрудника за определенный период и оценивать его продуктивность.
Как итог, в результате внедрения AXELOT WMS X5 повышена точность хранения, склад ушел от работы по бумажной технологии, введен учет производительности сотрудников, а новый персонал адаптируется гораздо быстрей. Все это повысило качество и скорость выполнения заказов, а возможность проведения инвентаризации без остановки склада со сверкой остатков в WMS и КИС помогает руководству получать актуальную информацию о состоянии товарных запасов.
